Как «Эффективный регион» помогает Петербургу беречь рабочее время и ресурсы

 18 Апрель 2024    В регионах

Об авторе: Станислав Казарин, вице-губернатор Санкт-Петербурга.

Начиная со второй половины 2020 года правительством Санкт-Петербурга при поддержке ГК «Росатом» реализуется программа «Эффективный регион». Она направлена на внедрение бережливых методов и технологий, которые способствуют улучшению качества и прозрачности процессов государственного управления.

«Эффективный регион» стартовал в Санкт-Петербурге с трёх проектов. Сегодня это уже мощная многоцелевая программа трансформации системы государственного и муниципального управления города, в которой счёт проектов идет на сотни, со 100% охватом всех органов власти.

За время существования программы удалось достичь показательных результатов, а по некоторым направлениям — внедрить решения, которые могут оказаться полезными при трансформации государственного управления и в других регионах России.

Динамика развития

В первой половине 2021 года в программе насчитывалось шесть проектов, а по итогам 2022 года, когда к работе подключились все районные администрации, их число увеличилось до 60. Уже в начале 2023 года в программе был достигнут 100% охват городских органов власти.

За всё время работы программы в Санкт-Петербурге инициирован 281 проект, при этом 114 из них – в 2023 году. Успешно внедрены 139 проектов, 111 проектов находятся в процессе реализации.

Как и в любой масштабной программе, реализация «Эффективного региона» не обошлась без приостановки отдельных проектов. Такое происходит, например, из-за необходимости внесения изменений в нормативные акты на федеральном уровне, или наоборот – в связи с неактуальностью проблемы после изменения законодательства или полномочий органа власти. Бывают случаи, когда в дело вмешиваются сложно прогнозируемые факторы – такие, как нерегулярность поступления данных, непредсказуемость процесса из-за внешних обстоятельств.

Лучшие практики Санкт-Петербурга

Несколько слов о конкретных проектах, реализованных в Петербурге. Например, в такой важной сфере, как здравоохранение, удалось сократить сроки обеспечения ряда категорий жителей рецептами на льготные лекарства – продолжительность процесса сократилась с 21 до пяти рабочих дней. Это стало возможным благодаря, в том числе, переводу некоторых процедур в цифровой формат. Комитет по здравоохранению тиражировал решение в 188 медицинских организациях города.

Ещё один показательный проект реализован в рамках оптимизации процесса сбора информации об объектах социальной инфраструктуры, введённых в эксплуатацию или планируемых к запуску. Это необходимо для мониторинга обеспеченности населения города объектами социальной инфраструктуры и прогнозирования потребности в них. Был оптимизирован процесс взаимодействия с ИОГВ, оцифрованы процессы сбора и обработки информации. В результате время протекания процесса снизилось с 10 до одного дня, трудоёмкость – с восьми до четырёх человеко-часов.

С сопровождением экспертов «Росатома» реализуется несколько социально значимых проектов. Один из них обеспечивает оптимизацию уборки внутриквартальных территорий от твёрдых бытовых отходов и, в холодное время года, от снега. Пилотный проект запущен в Центральном районе. Затем, после апробации плана мероприятий по более эффективной уборке в Адмиралтейском, Василеостровском и Петроградском районах, он будет масштабирован на весь город.

Второй проект под названием «Бережливые школы», запущенный в феврале 2024 года, связан со снижением бюрократической нагрузки в сфере образования. В пилотном проекте задействованы четыре школы и лицея в различных районах. Диагностика и анализ уровня документационной загруженности педагогов позволит оценить варианты сокращения ненормативной нагрузки на преподавательский состав.

Находят своё применение в проектах «Эффективного региона» программные роботы, предназначенные для сокращения затрат рабочего времени на рутинные операции. Помимо снижения роли человеческого фактора, особенно критичного при ручном заполнении форм и документов, удаётся значительно ускорить обработку, вывод и проверку данных, в том числе получаемых из разных источников.

Один из потенциально самых эффективных роботов реализован в администрации Центрального района Санкт Петербурга. Опыт актуален и для других администраций районов. Робот помогает готовить данные для отчётов по лимитам потребления топливно-энергетических ресурсов и воды. Раньше время протекания всего процесса по подготовке отчётности могло занимать до 73 дней, сейчас же, благодаря роботу, на его реализацию требуется не более 37 дней.

В 2023 году роботизация затронула 48 процессов в 19 органах власти Санкт Петербурга, в том числе в комитете финансов, жилищном комитете, комитете по государственному заказу и других. Итогом стало освобождение от рутины более 100 сотрудников.

Как это работает

В настоящее время список процессов, подлежащих оптимизации по программе «Эффективный регион», формируют рабочие группы ИОГВ. Мониторинг и контроль реализации проектов ведётся управлением цифровой трансформации бизнес-процессов Санкт-Петербургского информационно-аналитического центра, где создан Региональный проектный офис по бережливому управлению в органах власти.

Во всех органах власти города есть сотрудники, ответственные за внедрение технологий бережливого управления, а с февраля 2023 года отчёты о ходе реализации проектов заслушиваются на еженедельных совещаниях с участием губернатора Санкт-Петербурга и членов правительства города.

Мы планируем, что новые проекты «Эффективного региона» в 2024 году будут заводиться в ГИС «Информационная система управления проектами». Общее информационное пространство обеспечит удобную работу и централизованное хранение всей проектной документации, а единый банк данных позволит анализировать и оценивать результаты команд в динамике.

Проекты «Эффективного региона» на всех этапах реализации получают поддержку экспертов «Росатома». На стадии планирования и запуска оказывается методическая и консалтинговая помощь, а по факту внедрения проходит партнёрская проверка, которая выявляет лучшие практики для использования органами власти федерального, регионального или местного уровня.

Дальнейшие планы

В 2024 году «Эффективный регион» ожидает выход на новый уровень реализации. Речь идёт о системном развертывание региональных отраслевых стандартов в основных сферах деятельности. Будущее программы — за активизацией различных проектов на межведомственном уровне, а также за новыми процессами, курируемыми лично вице-губернаторами. Переход на такой уровень может стать катализатором активности всех органов власти.

Ключевой момент совершенствования программы «Эффективный регион» — наличие достаточного количества компетентных специалистов в этой области. Поэтому администрация Санкт-Петербурга планирует дальнейшее развитие обучающих программ для сотрудников комитетов и администраций. В частности, Корпоративный университет города уже представил новую обучающую программу, ориентированную на лидеров изменений и экспертное сообщество.